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マイナンバー制度の取扱にはご注意を お役立ち情報 

マイナンバー制度の取扱にはご注意を

マイナンバーの管理の必要性

2016年からマイナンバー制度が始まり、企業ではマイナンバーの管理をすることが必要です。
このマイナンバーの管理については多くの企業が頭を抱えています。

従業員のとても大切な個人情報ですし各種手続きに必要なものです。
労務関連の管理をするにあたっては社会保険との紐付けも必要であり、老後の年金にもかかわってきます。
そのため知識を身につけるとともに正しく保管ができていないとトラブルの原因にもなるのです。

マイナンバーの仕組み

マイナンバーは住民票をもっているすべての国民に割り振られている個人番号です。
社会保障や税金、災害対策の分野で効率的に情報を管理して複数の機関にまたがっていた情報を一元管理するために使われています。
国民一人ひとりに番号を配番することによって、税の公平化や社会保障の公平化のために活用されることが目的です。

カードの仕組みとしては、住民登録をしている地域の市区町村から個人番号通知カードといわれる紙のカードが届きます。
その後、希望者のみ市区町村で個人番号カードを作成すると身分証明書としての扱いが可能です。

ただ、現段階では通知カードを個人カードに切り替えることはメリットがあまりないといわれています。
そして、身分証明書として運転免許証や健康保険証があるために個人カードを使う場面は少ないということから紙のカードのまま切り替えていないという人が多く、普及していない状況です。

マイナンバーの取り扱いで気を付けること

マイナンバーの取り扱いにあたってはとても大切な個人情報であるため企業はしっかりと管理をすることが求められます。
今後、さらにマイナンバーの普及が進めば重要な個人情報としてねらう人も増えてくるものです。
万が一情報が流出するようなことがあれば大変なことになってしまいます。

そこで、マイナンバーを管理するにあたってはしっかりと保護をすることが大切です。
従業員から企業はマイナンバーを預かることが必要となっていますが、保管をする際には閲覧制限をかけるようにしたり、パソコンのセキュリティも厳重にしたりと外に流出しないためのシステムを作る必要があります。

また、職員に対してもマイナンバーの重要性や取り扱い方法を伝えるためのコンプライアンス研修はできるだけ行うようにするべきです。
まだまだ浸透していないマイナンバーですがとても貴重なデータとして悪用される危険が多く潜んでいます。
必要と言われて保険会社に提示したら実際には個人情報を悪用されてしまった、というトラブルもできていますから、社員がそういったトラブルに巻き込まれないように指導をしておくことが大切です。

複雑で面倒な行政手続きを簡略化できるということで、マイナンバーは活用が期待されているものですが、取り扱いには細心の注意を払っておく必要があります。
番号を効かれるような場面では本当に伝えることが必要か考えてから伝えることがトラブル回避にはとても大切です。

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