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知っておきたい!郵便物への対応とは お役立ち情報 

知っておきたい!郵便物への対応とは

会社での郵便物の扱い

会社で働いている中では郵便物は会社から出すもの、会社に届くものと2種類があります。
どちらの書類も取り扱い方法があり、正しく行わないとトラブルのものとになるものです。

特に総務担当者になった場合には企業の中で郵便物を取り扱うことはとても多くあります。
自分だけでなく会社が恥ずかしい思いをしないためにもきちんと正しい知識を身につけておきましょう。

会社から出す郵便物

会社から出す郵便物は毎日何通もある場合が多いですから、切手を買ってきてポストインするというのは手間がかかってしまいます。
そこで使いたいのが料金別納です。

郵便物が10通以上となると料金別納という方法があり、これは郵便物を窓口に持って行くと郵便料金の合計額をまとめて払うことができます。
毎月の郵便物が50通を超えれば料金後納というものが使え、一か月の郵便料金の合計が後から自動的に引き落とされる仕組みです。
後納の場合には郵便物を出すのも持ち込みだけでなく専用のケースに入れてポストに投函をする後納ポストインというシステムも使えます。

たくさんの郵便物がある場合には郵便局に行くと手間がかかるので郵便物の集荷を依頼することもできこれは郵便局に出向く手間が省けて便利です。
定時集荷をしてもらうためには郵便局によって対応が違ってくるので問い合わせをして利用条件を確認する必要があります。

郵便物を出すにあたってはマナーも大切です。
特にあて名は間違えやすいので敬称はきちんと確認して作成をします。
人物には社名に御中をつけず人名に様をつける、というのは特に間違えやすいので注意をしましょう。

会社に届く郵便物

郵便物が会社に届くのは毎日だいたい決まった時間です。
これは郵便局の局員の配送ルートが関係しています。
この時刻を知っていると手紙の確認業務の時間を決めやすく便利ですし業務の無駄を省くことができておすすめです。

会社に届く郵便物の中には受領印が必要なものもあります。
受付に配達員が来た際にすぐに対応できるよう、郵便業務を担当する人はハンコを常に手元に用意しておくと便利です。

会社に届いた郵便物は開封をするべきなのか、するべきではないかというのは会社によってルールが違います。
そのためあて名に自分の名前があっても上司の確認が必要となるために開封をしないという会社もあり、その対応は会社の慣例に従うのが一般的です。

ただ、担当部署に確認を依頼するようにしたり、上司の確認をもらってから手紙を確認したりすると手紙が届いてから中身の確認をするまでにタイムラグが生じてしまいます。
手紙を担当部署に回す際には閲覧忘れやタイムラグを減らすための工夫が必要です。

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