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総務効率化ツール お役立ち情報 

総務効率化ツール

総務を担当する方々は、非常に多くの業務を毎日こなしていかなくてはなりません。
そのため少しでも仕事を効率的に行うため便利なツールを活用していくと良いでしょう。

書類関係に使えるもの

総務担当者は、莫大な量の書類をしっかりと管理していかなくてはなりません。
それぞれのジャンルごとに書類をファイルにまとめ、これを厳重管理していくというのが主な業務になります。
しかし、このファイルをパソコンのどこに保存したのか分からなくなってしまうことや、契約書はどこにいったのか分からなくなってしまうようでは困ります。

そのため、まずはこのような書類関係をしっかりと管理してくれるようなパソコンツールを活用していきましょう。
文章を打ち込まずコピーペーストで的確なファイルに変換し、保存してくれるといったソフトなどが便利です。

また、文章を作るだけではなく作った文書をPDF に変化してくれるというソフトもスピーディに稼動するものを選んでおきましょう。
文章が電子化する中で、難しい操作を行うものは慣れるまでに時間がかかってしまいます。
初心者でも簡単に使えるものを探すと良いです。

グループウェアを使っていく

総務の担当者というのは一つの会社に1人だけではなく、複数人が配置されているケースがほとんどです。
また、自分自身では総務を担当していても他に労務担当や法務担当、人事担当などが同じ部署の中にいて一つの情報を共有しなければならないという場合もあります。

そんな中、会社で決めたルールが分からないといった状況を避けるために、グループウェアを使って業務効率化を図りましょう。
このようなグループウェアというのは一人一人がパソコンで同じ情報を共有することができます。
新しく決められた規則やルールをグループウェアで共有することによって、いつでも必要な時に確認することができるでしょう。

会議の場面をはじめとして、その他従業員にマニュアルを配布するという時でも非常に役立ちます。
近年では無料で使うことのできるグループウェアも増えてきており、有料であれば様々なバックアップも充実しています。
またこのようなグループウェアには計算機の機能やスマホからでも利用できる機能などをオプションで付帯させることもできるため、必要に応じて選んでいきましょう。

ビデオ会議を取り入れる

会社の中で様々な取り決めを行う際、主役が集まって会議をしなければならない時もあります。
しかし、そんな時でも一人一人のスケジュールが合わず会議そのものを行うタイミングが遅れてしまうということもあるでしょう。
それぞれが自分の業務をこなし、忙しい中でもしっかり会議に参加できるためには、ビデオ会議を取り入れると良いです。

このような方法であればパソコンとウェブカメラなどがあれば、それだけで簡単に全員が会議に参加することが可能になります。
海外出張をしている重役でも参加することができるため、情報が漏れてしまうこともなくしっかりと一つの目的を持って最後まで会議を行うことができるでしょう。

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